Recht:

 

Rechtssicherer Einsatz von Emails im E-Business

Die Geschäftsabläufe eines Unternehmens sind ohne E-Mail-Nutzung nahezu nicht mehr denkbar. Die digitale Post hat aufgrund ihrer schnellen, praktischen und kostengünstigen Nutzung erhebliche Vorteile mit sich gebracht. Inhaltlich unterliegen E-Mails inzwischen bestimmten rechtlichen Anforderungen (s. u. 1.). Technisch gesehen entspricht eine E-Mail jedoch einer Postkarte: Der Inhalt ist vor einer Kenntnisnahme Dritter nicht geschützt. Zudem bedarf es nur geringer technischer Mittel um die Daten beim elektronischen Transport abzufangen, auszuwerten oder zu verändern. E-Mails sind daher nicht beweissicher. Abhilfe kann hier die elektronische Signatur bieten (s.u. 2.).

1. Pflichtangaben

Bereits seit dem 01.01.2007 existiert eine vielfach noch unbeachtete Neuregelung für Unternehmen im elektronischen Geschäftsverkehr. § 125a HGB bestimmt, dass die bislang allein aus dem schriftlichen Geschäftsverkehr bekannten Pflichtangaben nun ausdrücklich für alle Geschäftsbriefe gelten, unabhängig von Ihrer Form, also auch für E-Mails. Betroffen sind alle im Handelsregister eingetragenen Unternehmen. Für Freiberufler, nicht eingetragene Gewerbetreibende und die GbR gilt die Vorschrift nicht.

Ein Geschäftsbrief ist grundsätzlich jedes Schreiben über geschäftliche Angelegenheiten an einen bestimmten Empfänger, insbesondere Rechnungen, Quittungen, Bestellscheine, Lieferscheine etc. Keine Geschäftsbriefe sind beispielsweise Rundschreiben, Newsletter oder Anzeigen, weil diese nicht an einen bestimmten, sondern an eine unbestimmte Anzahl von Empfängern gerichtet sind. Keiner Pflichtangaben bedarf es zudem bei vorgefertigten Mitteilungen oder Berichten, wenn sie im Rahmen einer bestehenden Geschäftsverbindung erfolgen.

Inhaltlich sind Angaben erforderlich über die Firma, den Rechtsformzusatz, den Ort der Handelsniederlassung, das Registergericht und die Handelsregisternummer. Gegebenenfalls sind bei der OHG, der GmbH oder der AG weitere Angaben erforderlich, die sich aus den jeweiligen gesellschaftsrechtlichen Bestimmungen ergeben (s. rechter Kasten).

Die Pflichtangaben unterliegen keinem zwingenden Formerfordernis. Es empfiehlt sich jedoch die Aufnahme der Angaben in den E-Mail-Body, auch wenn dies die Länge der E-Mal aufbläht. Von einer Auslagerung der Pflichtangaben in den Anhang, beispielsweise per V-Card oder sonstigen Visitenkarten, ist abzuraten: Hier ist nicht sicher gestellt, ob der Empfänger über die erforderliche Software zum Öffnen der Datei verfügt. Zudem besteht die Gefahr einer Indizierung durch Virensoftware.

Bei Verstößen gegen die Pflichtangaben kann das Registergericht ein Zwangsgeld bis zu € 5.000,00 verhängen. Es stellt ein Beugemittel dar und kann daher auch wiederholt verhängt werden bis die Pflichtangaben vollständig erfüllt sind. Ob ein Verstoß gegen die Pflichtangaben in Geschäftsbriefen eine Abmahnung durch Wettbewerber rechtfertigt, wird derzeit noch uneinheitlich bewertet. Bis zu einer höchstrichterlichen Klärung dieser Frage verbleibt hier jedenfalls ein erhebliches Prozess- und Kostenrisiko.

2. Elektronische Signatur

Soweit besondere Formvorschriften nicht dagegen sprechen können Verträge auch per E-Mail geschlossen werden. Die Erfahrung zeigt, dass die rechtlichen Konsequenzen hierbei häufig nur am Rande gestreift werden: In der Mehrzahl der Fälle ist die Abwicklung reibungslos. Im Fall einer gerichtlichen Auseinandersetzung können hier jedoch erhebliche Schwierigkeiten entstehen, wenn der Vertragspartner den in E-Mails vereinbarten Vertragsinhalt bestreitet. Aufgrund der technischen Manipulationsmöglichkeit hinsichtlich Herkunft (Authentizität) und Inhalt (Integrität) der einer Postkarte gleichenden elektronischen Post tendiert der Beweiswert von E-Mails gegen Null. Manche Gerichte billigen ihnen allenfalls einen Anscheinsbeweis zu, andere sprechen ihnen jeglichen Beweiswert ab. Gleiches gilt für die optionale Lese- und Sendebestätigung. Abhilfe bietet hier die qualifizierte elektronische Signatur: Es besteht der Beweis des ersten Anscheins für deren Echtheit. Zudem genügt sie in rechtlicher Hinsicht grds. einem gesetzlichen oder vereinbarten Schriftformerfordernis.

Die digitale Signatur wird von einer akkreditierten Zertifizierungsstelle erteilt (s. Kasten). Das Prinzip der digitalen Signatur beruht auf zwei asymetrischen Verfahren: Mit Hilfe des geheimen sog. privaten Schlüssels wird eine digitale Signatur erzeugt, der sog. öffentliche Schlüssel wird dem Empfänger mitgeteilt und ermöglicht ihm die Verifizierung der Signatur. Die Echtheit der Schlüssel kann anhand eines Schlüsselverzeichnisses der Zertifizierungsstelle nachgeprüft werden.

Die Signierfunktion lässt sich in der Regel mühelos in den Ablauf eines E-Mail-Programms integrieren, so dass eine digitale Signatur mit wenigen zusätzlichen Handgriffen erstellt werden kann. Wie jede Neuerung bedarf es auch hier zunächst der Überwindung erster Hemmnisse. In der Praxis hat sich der Einsatz insbesondere vor dem Hintergrund rechtlichen Streitigkeiten allerdings schon oftmals bewährt.

Facts:

E-Mail-Nutzung im Unternehmen

1. Pflichtangaben in Geschäftsbriefen:

• Mindestangaben: Firma, Rechtsformzusatz, Handelsniederlassung, Registergericht und Handelsregisternummer
• Bei OHG ggf. zusätzlich: die Firmen aller persönlich haftenden Gesellschafter
• Bei GmbH zusätzlich: Geschäftsführer und soweit vorhanden Aufsichtsratsvorsitzender
• Bei AG zusätzlich: Vorstandsmitglieder, Vorstandsvorsitzende sowie Vorsitzende des Aufsichtrates
• Keine Angaben über das Stammkapital erforderlich
• Aufnahme in den E-Mail-Body: Anweisung an alle Mitarbeiter oder Einfügung einer serverseitigen Signatur
• Bei Verstoß droht Zwangsgeld und ggf. Abmahnung durch Wettbewerber

2. Digitale Signatur:

• Einfache E-Mails haben (fast) keinen Beweiswert
• Die digitale Signatur ermöglicht die Prüfung der Authentizität und Integrität von Daten
• Für die Vertraulichkeit der Daten bedarf es einer gesonderten Verschlüsselung
• Zertifizierungsstellen sind z.B. SignTrust, TeleTrust oder Telesec (vgl. Liste auf der Internetseite bei der Regulierungsbehörde für Telekommunikation und Post


Autor: Rechtsanwalt Dr. Matthias Schaefer (LL.M.), http://www.ks-legal.de
Kanzlei für Zivilrecht, Medienrecht und Gewerblichen Rechtsschutz